Prepara la reposición de una variante con ChatGPT

1. Separa disponible, reservado y en camino

Trabaja con un SKU y una ubicación. El disponible para vender ya debe excluir unidades comprometidas y las que no se pueden ofrecer. Si copias esa cifra desde tu plataforma, no vuelvas a restar reservas: estarías descontándolas dos veces.

Aquí entran 25 unidades disponibles. Las diez en camino se cuentan por separado sólo porque su cantidad y llegada están confirmadas para el horizonte que revisas. Una conversación sin confirmación de despacho no equivale a diez unidades recibidas. Si falta evidencia, deja cero en este campo y registra la duda en tu ficha.

La documentación de Shopify distingue unidades disponibles, comprometidas, no disponibles y entrantes. El nombre de una columna puede cambiar en otra plataforma; comprueba qué representa antes de trasladar cifras a la calculadora.

2. Calcula el movimiento observado

Supón 42 unidades vendidas durante 14 días completos: 42 / 14 = 3 unidades por día. Usa el mismo SKU, el mismo periodo y una regla escrita para anulaciones y devoluciones. El objetivo es obtener una cifra que puedas reconstruir desde el registro.

• No mezcles la variante azul con la negra para reponer sólo una.
• Anota días agotados: ventas cero durante un quiebre no prueban demanda cero.
• Identifica una promoción o un pedido excepcional que alteró el periodo.
• Conserva las unidades originales, no sólo el promedio redondeado.

Tres unidades diarias describen ese periodo. Para usarlo en los próximos días hacemos un supuesto constante, que debes cuestionar si hay cambios. Sin ventas observadas la herramienta evita sugerir un lote numérico: una tienda nueva necesita otra evidencia para decidir su primer pedido.

3. Define plazo, colchón y frecuencia de revisión

El ejemplo usa diez días hasta tener un lote vendible, tres días de colchón elegido y siete días entre revisiones. El plazo debe incluir lo que ocurra desde el pedido hasta recepción y revisión, no sólo los días que el transportista lleva la caja.

Los días de colchón son una decisión de este ejercicio; no hay un valor universal que garantice no agotarse. Cuando la posición es menor o igual al punto de revisión, el modelo abre la revisión de una compra. Redondea punto y objetivo hacia arriba para trabajar con unidades completas.

4. Ajusta el faltante a la compra real

La posición de 35 está bajo el punto de 39. Para llegar a 60 faltan 25 unidades. El proveedor del ejemplo exige un mínimo de 24 y vende múltiplos de 12: el primer múltiplo que cubre 25 es 36. Ese es el lote del escenario, no una autorización para pagarlo.

Revisa cuánto espacio y dinero requiere recibir 36 unidades. No fuerces el lote a 24 sólo porque coincide con el mínimo: con esos números seguiría faltando una unidad para el objetivo. Si no necesitas aumentar inventario hasta el objetivo, reduce o cuestiona el horizonte, dejando el motivo escrito.

Tampoco se agrega un pedido mínimo cuando el faltante es cero. Y si la posición está por encima del punto, el modelo espera una nueva revisión aunque todavía esté por debajo del nivel objetivo. Son dos condiciones distintas que conviene pedirle a ChatGPT que compruebe.

5. Mira el riesgo antes de que llegue el lote

Las 25 unidades disponibles duran 25 / 3 = 8,33 días bajo el ritmo supuesto. El plazo es diez días. Las unidades en camino ayudan a la posición, pero sólo evitarán una falta inmediata si llegan cuando se necesitan. La cobertura del disponible excluye deliberadamente lo que aún no recibiste.

Anota fecha esperada y cantidad de cada recepción en la planilla. La calculadora no coloca esas llegadas en un calendario ni modela picos diarios. Si hay una brecha, revisa fechas documentadas y alternativas antes de anunciar entregas. No conviertas una fecha estimada de la IA en una promesa al comprador.

Comprueba el escenario: vendidas 42 en 14 días; plazo 10 días; colchón 3; revisión cada 7; disponible 25; en camino confirmado 10; mínimo 24; múltiplo 12. Calcula punto, objetivo, posición, faltante, lote y cobertura inmediata. Explica por qué la fecha de esas diez unidades importa. No pronostiques demanda ni generes una compra.

6. Registra lo que cambió en la siguiente revisión

Conserva una fila por SKU y fecha, con fuente del disponible, periodo observado y documento del proveedor. Cuando revises de nuevo, actualiza ventas, recepciones y plazo: no sumes el resultado anterior al stock actual como si fuera un pedido ya recibido.

Un lote confirmado pasa a en camino y luego a recibido según la evidencia. Si cancelas una compra, actualiza la posición. El registro sirve para explicar una decisión y detectar supuestos vencidos; la administración real del inventario sigue en tu sistema de ventas.

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